Comment s’adresser à deux personnes dans un mail ?
C’ est le cas : à notre époque, il y a quelques jours où nous n’avons pas à écrire des courriels professionnels. Ce qui ne veut pas dire écrire un email professionnel est si facile. Il n’y a évidemment pas de recette miracle ; cependant, il y a en effet de grandes règles à suivre pour écrire un email professionnel réussi .
Nous n’écrivons pas un email comme nous parlons. Mais il n’est pas écrit comme courrier d’entreprise non plus. Il y a donc un équilibre entre l’absence de formalisme du premier et l’injonction au formalisme de la seconde.
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De ma propre expérience professionnelle avec mais aussi des livres que j’ai lus sur ce sujet, un courrier professionnel réussie réunit trois grandes qualités :
- Il est courtois .
- Il est concis .
- Il est convaincant .
Ce billet est dédié aux codes de courtoisie spécifiques aux e-mails . Les qualités de concision et la conviction fera l’objet de mes prochains postes.
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Un courriel courtois est un courriel avec un formulaire d’appel au début et une formule de politesse à la fin.
Les deux doivent être choisis en fonction de la relation, du degré de connaissance qui existe entre l’émetteur et le destinataire. Le monde des affaires est codifié. Plus la distance hiérarchique ou l’enjeu est important, plus la formule est prise en charge.
Plan de l'article
Je propose ci-dessous trois tableaux récapitulatifs sur la bonne utilisation :
- Formulaires d’appel
- Formules de politesse
- De la signature
Formulaires d’appel par courrier électronique d’entreprise
— Avec des gens avec qui vous n’avez pas de lien particulier, mais vous savez. C’est une formule très similaire à la langue parlée. Donc, n’utilisez pas avec un interlocuteur que vous ne savez pas du tout.
— Lorsque le destinataire est un collègue ou une personne avec qui vous échangez régulièrement
— Nom de Monsieur, Aussi dans le cadre d’une relation formelle, lorsque le nom de votre le destinataire n’est pas connu.
| Formulaire d’appel | Pour utiliser… |
| — Bonjour, | |
| — Bonjour à tout le monde, | — Lorsque le courrier contient un grand nombre de destinataires et que le message est principalement informatif. |
| — Bonjour prénom , | |
| — Prénom | Quand il s’agit de quelqu’un que vous connaissez personnellement et avec qui vous êtes en contact régulier. |
| — Madame nom, | Dans le cadre d’une relation très formelle avec quelqu’un que vous ne connaissez pas |
| — Madame,
— Monsieur, |
|
| — Madame, Monsieur, | Si vous ne savez pas si le bénéficiaire est un homme ou une femme |
| — Monsieur le Directeur, Madame le Préfet, Monsieur le Maire, Madame la Vice-Présidente de l’Agglomération | Lorsque le destinataire a un titre particulier et c’est ce que vous vous adressez. |
Formules de politesse d’un courrier professionnel réussi
| Formulaire d’appel | Pour utiliser… |
| Cordialement | Formule adaptée à une grande majorité des cas (sans risque mais peut sembler un peu sèche). Pour être utilisé pour un e-mail distribué à un grand nombre de personnes. Attention « Eh bien cordialement » se traduit une proximité plus proche qu’avec « Cordialement » .Il a l’inconvénient d’être utilisé trop. Ici, intéressant solutions de rechange. |
| Eh bien à vous | Lorsque vous connaissez le destinataire et que vous n’êtes pas dans votre premier échange. Signifie « à votre service » |
| Amitiés | Si vous connaissez vraiment bien le destinataire et avez des contacts privilégiés. |
| Salutations sincères | Pour écrire à quelqu’un que vous ne connaissez pas ou que vous n’avez jamais rencontré.
Formule dédiée aux courriels de candidature à la fin d’une lettre de motivation : « Recevez, Madame, Monsieur, mes salutations sincères ». |
| Salutations cordiales | Si vous en savez peu sur votre interlocuteur, mais ce n’est pas votre premier échange. |
| Salutations respectueux/Respectueusement | Quand vous ne savez pas personnellement ou s’il est d’un rang hiérarchique important |
| Salutations | distinguées Lorsque vous êtes insatisfait et que le courrier est ouvertement froid |
Signatures à privilégier pour un e-mail professionnel réussi
| Formulaire d’appel | Pour utiliser… |
| Prénom | Entre les gens qui se connaissent |
| Prénom Nom | Pour un échange plus formel |
| Bloc Signature d’entreprise | Autant que possible, c’est une formule sans risque. |
La courtoisie signifie aussi traiter votre orthographe , respecter les règles syntaxiques et grammaticales. Ne perdez jamais de vue que pour la majorité des lecteurs dans une situation professionnelle, les erreurs d’orthographe entraînent un manque de respect. Ainsi, j’ai a été en mesure d’entendre des commentaires comme « il aurait pu encore lire à nouveau » (ce qui signifie « Je n’ai pas besoin d’être assez important pour lui « ).
A bientôt pour mon prochain article sur le sujet : un courrier professionnel réussi est un email concis.
J’ ai essayé de vous montrer que la courtoisie fait partie des qualités attendues d’un courrier professionnel courtois réussi. Mais toi, qu’est-ce que tu en penses ?
